派遣クレーム一発アウト？｜５つの返し方とメンタルを前向きに保つ方法

【TORIKESHI(トリケシ)】

派遣で働いていると、派遣先の社員やお客様との関わりの中でクレームが発生してしまうことがありますよね。「自分は一生懸命やっているのに、なぜクレームが来るんだろう」と落ち込んでしまう方も多いと思います。

この記事では、そんな派遣社員の方に向けて、クレームを減らすためのコミュニケーション改善方法について詳しくお話しします。

派遣先でクレームが発生する原因とは？

まず、クレームが発生する背景を理解することが大切です。何が原因でクレームが起こるのかを整理することで、対策が立てやすくなります。以下の表で、主な原因とその詳細を見ていきましょう。

クレームが発生する主な原因を理解することで、「どの部分を改善すればよいか」が明確になります。下記の表を参考に、自分に当てはまるポイントを探してみてください。

派遣先の社員からこう言われたら５つのこう返す

クレームを防ぐには、日々のコミュニケーションを見直すことが一番の近道です。ここでは、具体的に実践できる5つの方法を紹介します。

① 「これ、なんでまだ終わってないの？」

「これ、なんでまだ終わってないの？」って言われると、つい焦っちゃいますよね。でも、そんなときこそ冷静に返すのが大事です。「申し訳ありません、進捗が遅れてしまいました。

今どの部分を優先して進めればよいか、改めてご指示いただけますか？」と伝えることで、相手にちゃんと状況を共有できるし、次に何をすべきかもはっきりしますよね。ただ謝るだけじゃなくて、どう進めるかを一緒に確認する姿勢を見せると、信頼感もアップしますよ！落ち着いて、前向きに対話するのがポイントですね。

② 「何回言ったらわかるの？」

「何回言ったらわかるの？」なんて言われると、本当に心がズーンと重くなりますよね…。でも、そんなときほど冷静さが大事です。「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。再度確認させてください。

今回のポイントは〇〇という認識で合っていますか？」と返すことで、ただ謝るだけじゃなく、自分の理解を相手とすり合わせるチャンスになりますよね。

相手も「ちゃんと理解しようとしてるんだな」と感じてくれるはずです。つらい言葉に負けず、前向きにコミュニケーションを取るのが大切ですね！

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③ 「もっとちゃんとやってよ！」

「もっとちゃんとやってよ！」って言われると、思わず心が折れそうになりますよね。でも、そんなときこそ落ち着いて返すのが大事です。

「至らない点があり、申し訳ありません。改善のために具体的にどの部分を強化すべきか教えていただけると助かります。」と伝えることで、相手に「どこをどう直すべきか」を聞けますし、前向きに改善する姿勢も見せられますよね。

ただ謝るだけじゃなく、改善に向けた具体的なアクションを示すことで、信頼も少しずつ取り戻せるはずです。

④ 「前にも同じミスしてたよね？」

「前にも同じミスしてたよね？」って言われると、すごく落ち込むし焦っちゃいますよね。でも、ここで大事なのは、ただ謝るだけじゃなくて改善の姿勢を見せることです。

「再発してしまい申し訳ありません。原因を整理し、同じことを繰り返さないよう対策を立てますので、少しお時間をいただけますか？」と返すことで、相手に「きちんと向き合って改善しようとしてるんだな」と伝わりますよね。

落ち込む気持ちはあって当然ですが、こういう返し方をすることで前向きな印象を持ってもらえると思いますよ！

⑤ 「そんなことも分からないの？」

「そんなことも分からないの？」って言われると、グサッときますよね…。でも、ここで感情的にならずに冷静に返すのが大事です。「お手数をおかけしてすみません。

理解を深めたいので、詳しく教えていただけますか？」と伝えることで、相手に「ちゃんと学ぶ姿勢があるんだな」って思ってもらえますよね。ただ謝るだけじゃなく、具体的に教えを求めることで成長意欲も伝わるし、信頼感もアップします。

怖い言葉に負けず、前向きに吸収していけるといいですよね！

番外：意地悪で言っている人の対応

意地悪で指摘してくる人って、多分これが一番悔しくて、本当に扱いが難しいですよね…。でも、そんなときこそ冷静に対策することが大事です。まずおすすめなのは「メモをしっかり取ること」です。

何を言われたか、どんな内容だったかを記録しておけば、自分の中でも整理できるし、後で見返して改善点を確認できますよね。それに、もし理不尽な指摘があったときも証拠として残せるので安心です。

あとは、感情的にならずに「具体的にどの部分が問題なのか」を聞いてみるのもポイントです。自分を守りつつ、成長につなげていけるといいですよね！

クレームを防ぐ５つのコミュニケーション改善策

① 期待のすり合わせを徹底する

派遣先と自分の認識をしっかり一致させることは、クレームを防ぐための基本中の基本ですよね。業務内容やゴールがあいまいだと、「こんなはずじゃなかったのに…」ってお互いに不満が溜まっちゃいます。

最初の段階で「何をいつまでにやるのか」「どこまでが自分の担当なのか」をはっきりさせることで、無用なトラブルをグッと減らせますよ。特に派遣という立場だと、細かい確認を怠ると大きな誤解につながりやすいので注意が必要です。

しっかり話し合って、お互いに気持ちよく仕事が進められるようにしたいですね！

② 報告・連絡・相談（ホウレンソウ）を徹底する

「報告・連絡・相談」って、本当に信頼関係を作るうえでめちゃくちゃ大事ですよね。どんなに小さなことでも、早めに共有しておけば相手の不安を減らせるし、トラブルの芽も早めに摘むことができます。

特に「これくらい言わなくても大丈夫かな？」って思うような小さいことほど、後で大きな問題になりがちなんですよね。だからこそ、普段から「小さいことでもすぐに言う」習慣をつけておくのがポイントです。

そうすることで「この人はちゃんと報告してくれるんだ」って信頼してもらえるし、仕事もしやすくなりますよ！

③ 相手の話を正確に理解する姿勢を持つ

指示や要望をちゃんと理解するためには、やっぱり相手の話を「聞く」姿勢がすごく大事ですよね。ただなんとなく聞くんじゃなくて、ちゃんと相手の言葉に集中して、分からないところはその場で確認することがポイントです。

聞き逃しや誤解を防ぐためには、メモを取ったり、復唱して「こういう理解で合ってますか？」って確認するのもすごく効果的ですよ。そうすることで、相手も「しっかり聞いてくれてるな」って安心してくれるし、信頼度もアップします！小さな心がけが、大きなミス防止につながるんですよね。

④ 落ち着いた対応を心がける

クレームが発生すると、つい焦ったり感情的になりがちですよね。でも、そんなときこそ落ち着いた対応を意識するのが大切です。相手の言葉や態度に振り回されず、冷静に受け止めることで「この人はちゃんと対応してくれるんだ」って思ってもらえます。

感情的に返してしまうと、余計に話がこじれてしまうことが多いんですよね。まずは相手の話をしっかり聞いて、共感を示しつつ、どう改善するかを一緒に考える姿勢を見せると信頼度がグッと上がりますよ！落ち着いて、一歩ずつ進めるのがポイントですね。

⑤ 自己成長を意識して振り返る

日々の業務後に振り返りをするのって、地味だけどすごく大事な習慣ですよね。しっかり振り返ることで、「ここはうまくいったな」「この部分はもっと改善できるな」って気づけるし、同じミスを繰り返さずに成長できます。

改善点を把握して、次回にどう活かすかを考える意識を持つだけでも、仕事の精度がどんどん上がっていくんですよね。最初は面倒に感じるかもしれませんが、少しずつ続けることで自信もついてきますよ！

自分の成長を感じながら、前向きに取り組んでいけるといいですね。

気持ちを前向きに持つために

クレーム対応やコミュニケーションの改善って、本当に簡単なことじゃないですよね。思い通りにいかないことも多いし、落ち込む日もあると思います。

でも、そういう経験を乗り越えることで「自分、成長してるな」って実感できる瞬間がちゃんと来るんです。うまくいかない日があっても、それは決して無駄じゃなくて、全部が自分の力になりますよ。

「今日はうまくできなかったな」って思う日も、「まあ、そんな日もあるよ！」って自分を励ましながら、一歩ずつ進んでいきましょう。焦らず、コツコツが大事ですね！

派遣先でのクレームを減らすためには、普段のコミュニケーション改善が何より大切です。認識のすり合わせやホウレンソウの徹底、落ち着いた対応を意識することで、信頼関係を築きやすくなります。

この記事が、前向きな気持ちでコミュニケーション改善に取り組むきっかけになれば嬉しいです。