職場で「もう少し早く進めてほしいな」と感じる場面、ありますよね。しかし、その気持ちをそのまま口にすると、相手が萎縮してしまったり、やる気を失ってしまうことがあります。仕事が遅いと感じる人にも、その人なりの理由や事情がありますし、改善を促すなら相手を尊重しながら進めたいところです。本記事では、相手を傷つけずに仕事のスピードを上げてもらうための声かけの工夫やポイントを詳しく解説します。
なぜその人はみんなより仕事が遅くなるのか
仕事が遅くなる理由は、人によって本当にさまざまですよね。ただ単にスキルが足りないというよりも、実は心理的なプレッシャーや職場環境の影響が大きく関わっていることも多いです。
たとえば、失敗を極端に恐れてしまうと、確認や慎重さが増してしまい、結果的に作業時間が長くなってしまいます。また、指示があいまいで何度も確認が必要な場合や、周囲からのサポートが少ない場合も効率が下がる原因になります。
さらに、作業環境が騒がしかったり集中できない状況だと、どうしてもパフォーマンスは落ちてしまいます。こうした背景を理解して、ただ「遅い」と評価するのではなく、改善のために何ができるか一緒に考えていくことが大切ですよね。
実際には、原因を正しく理解しないまま指摘してしまうと、改善どころか関係性が悪化する恐れもあります。まずは背景を冷静に把握することが大切です。
| 原因カテゴリー | 具体例 | 背景にある要因 |
|---|---|---|
| スキル不足 | 操作や手順に慣れていない | 経験不足、研修不足 |
| 優先順位の混乱 | 緊急度の低い作業から着手 | タスク管理スキル不足 |
| 慎重すぎる性格 | 完璧を求めすぎて進まない | ミスを恐れる心理 |
| 環境的要因 | ツールや設備が使いづらい | システムの不具合、作業環境の不備 |
| コミュニケーション不足 | 指示内容の理解不足 | 説明不足、質問しづらい雰囲気 |
相手を傷つけずにスピードアップを促す５つの方法
ここからは、相手を傷つけず、自然にスピードアップを促す声かけの工夫を、5つの観点から解説します。
① 明確なゴールを共有する
相手が「何をいつまでに終わらせればいいのか」を正しく理解できていないと、どうしても作業ペースは落ちます。そこで有効なのが、作業の最終形や期限を具体的に伝える声かけです。「今日中にこの部分まで終わらせられると助かるよ」と、期限と範囲をセットで伝えると、スピード意識が自然と高まります。
また、この「期限と範囲をセットで伝える」方法は、単なる指示ではなく、相手の思考の整理にもつながります。多くの場合、作業が滞る原因は「何を優先すべきか」が曖昧なことにあります。そこで、最終的なゴールや必要な中間成果物を明確にし、その達成順序を示すことで、相手は安心して作業に集中できるのです。
さらに、期限を伝える際には、相手の負担や状況を考慮することが重要です。無理のない範囲でスケジュールを設定し、「もし厳しければ早めに教えてね」といったフォローの一言を添えると、心理的なプレッシャーが和らぎます。このような余白を持たせたコミュニケーションは、単なる締切管理ではなく、信頼関係の構築にも寄与します。
加えて、進捗確認のタイミングをあらかじめ決めておくと、期限直前になって慌てる事態を防げます。例えば「明日の午前中に一度状況を教えて」と小さなチェックポイントを設定すれば、軌道修正が容易になります。こうした工夫により、相手は自分のペースを掴みやすくなり、作業効率も向上します。
最終的には、「期限・範囲・確認ポイント」の3点をセットで共有することが、作業スピードと品質の両立に効果的です。単純な指示ではなく、相手が動きやすい環境を整えることこそが、リーダーや同僚の重要な役割と言えるでしょう。
作業スピード・品質向上のためのコミュニケーション
│
├─ 問題
│ └─ 相手が「何をいつまでに終わらせるか」を理解していないと作業ペースが落ちる
│
├─ 解決策
│ ├─ 期限と範囲をセットで伝える
│ │ ├─ 例：「今日中にこの部分まで終わらせられると助かる」
│ │ └─ 効果：スピード意識が自然と高まる
│ │
│ ├─ ゴールや中間成果物を明確にする
│ │ ├─ 達成順序を示す
│ │ └─ 相手が安心して作業に集中できる
│ │
│ ├─ 期限設定時の配慮
│ │ ├─ 相手の負担・状況を考慮
│ │ └─ 例：「厳しければ早めに教えてね」
│ │ └─ 効果：心理的プレッシャー軽減、信頼関係構築
│ │
│ ├─ 進捗確認のタイミング設定
│ │ ├─ 例：「明日の午前中に一度状況を教えて」
│ │ └─ 効果：期限直前の慌てを防ぎ、軌道修正しやすい
│
└─ 最終ポイント
├─ 期限
├─ 範囲
└─ 確認ポイント
└─ この3点をセットで共有 → 作業スピードと品質の両立
② 小さな達成感を積み重ねさせる
いきなり「もっと早くして」と言っても、改善は難しいものです。そこで、タスクを小分けにし、それぞれの達成を認める言葉をかけるのが効果的です。「ここまでできたね、いい感じだよ」といった声かけが、自信とスピード感を同時に育てます。
③ 相手の得意分野を活かす依頼
人は自分の得意な領域だと自然とスピードも上がります。相手の強みを観察し、それに関連する作業を多めに任せるようにします。その際には「この作業、あなたのやり方がすごく合ってると思う」といった前向きな言葉を添えると、モチベーションが一層高まります。
④ ミスを恐れない雰囲気づくり
慎重すぎるあまり遅くなるタイプには、「多少間違っても大丈夫だから、まずは進めてみよう」といった安心感を与える声かけが効果的です。心理的安全性が高まると、手が早く動くようになります。
⑤ 改善策を一緒に考える姿勢
一方的に「遅い」と伝えるのではなく、「どうしたらもっとスムーズに進められるかな？」と一緒に考えるスタンスを取ります。このような声かけは、相手に責められているという印象を与えず、自発的な改善意欲を引き出します。
まとめ
相手のスピードを上げたいとき、意識すべきは「相手も改善したいと思っている」という前提です。多くの場合、本人も遅れを自覚しており、どうにかしたい気持ちは持っています。
その気持ちを信じ、サポートする姿勢を持つことで、長期的に見て職場全体のパフォーマンスが向上します。
仕事が遅い人に対しては、感情的に指摘するのではなく、背景を理解し、具体的かつ前向きな声かけをすることが重要です。
「もっと早くして」ではなく、「こうすればうまくいくかも」という提案型のコミュニケーションが、相手を傷つけずにスピード改善へとつながります。
小さな成功体験と安心感を積み重ねながら、一緒に成長できる職場環境を作っていきましょう。
