面接結果待ち辞退の例文！｜社会人のための失礼のない例文６パターン

2025年6月17日2025年7月21日

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面接結果を待ちながら辞退したい…そんなあなたへ

この会社の就職…辞退したいけど、何て伝えれば失礼にならないかな？

決断したら早い方がベストよ

「面接を受けたけど、気が変わって辞退したい」「他社から内定が出たので、待っている結果は辞退したい」
…そんな思いを抱えたまま、どう伝えればいいのか悩んでいませんか？

面接後に辞退を申し出るのは、気まずさや罪悪感も伴うもの。特に結果待ちの段階であれば「連絡していいのかな？」とためらう方も多いでしょう。でも、きちんとマナーを守れば、失礼なく辞退することは可能です。

今回は、「面接結果待ちの辞退例文」を中心に、辞退時のマナーや注意点も丁寧に解説していきます。メールや電話での伝え方に迷っている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

なぜ結果待ち辞退に迷うのか？

そもそも、なぜ「辞退したいのにできない」状況に陥るのでしょうか？その背景には、社会人ならではの心理的・状況的な葛藤があるようです。

以下の表は、よくある理由とその背景をまとめたものです。

まずは、自分がどのタイプかを見てみましょう。

辞退に迷う理由	背景や心理	説明
相手に悪いと思う	道徳的な罪悪感	応募先に手間をかけたと感じ、辞退が失礼だと感じてしまう
結果を聞いてから判断したい	安心したい気持ち	不合格だったら自然消滅…と期待している
他社の内定が不安定	リスク回避思考	第一志望に決めたが、内定が確定するまで保留したい気持ちがある
メールや電話が苦手	コミュニケーションのハードル	社交的でない人にとって、辞退の連絡自体がストレスになる

このように、「辞退するにも一歩が踏み出せない」背景には、それぞれの事情や気持ちがあるのです。

その解決策や対処法は

①：辞退は早めがベスト！タイミングの目安とは

辞退の意思が固まったなら、なるべく早く伝えるのが基本マナーです。とはいえ「どのタイミングがベストなの？」と迷う方のために、状況別の目安を以下に整理しました。

状況	辞退の連絡を入れる目安
面接直後に辞退を決めた	当日〜翌日中
他社から内定が出た	内定確定後、即連絡
気が変わった・家庭の事情など	気持ちが固まり次第、できるだけ早く

連絡が遅れると、相手にも迷惑をかけてしまうので、「まだ結果が出ていないから」と遠慮せず、意思が固まり次第、早めに行動しましょう。

②：メールで辞退する場合の書き方と例文

メールでの辞退連絡は、丁寧さと簡潔さのバランスが重要です。以下のポイントを押さえることで、誠実な印象を与えることができます。

要素	内容
件名	選考辞退のご連絡（氏名）
宛名	「株式会社○○ 採用ご担当者様」など、正式に書く
本文冒頭	面接のお礼、選考機会への感謝を伝える
辞退理由	一身上の都合など、簡潔でOK（詳細は不要）
締め	お詫びと相手企業への敬意を示す文で結ぶ

▼基本的な例文：

件名：選考辞退のご連絡（山田太郎）
株式会社○○ 人事部採用ご担当者様
お世話になっております。先日は貴社の面接にお時間をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
山田太郎

【パターン①】他社の内定が決まり辞退する場合

件名：選考辞退のご連絡（氏名）

株式会社○○
採用ご担当者様
お世話になっております。
先日、貴社の採用面接を受けさせていただきました○○ ○○と申します。
このたび、他社より内定をいただき、そちらに進むことを決意いたしましたため、誠に勝手ながら貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただきましたこと、心より御礼申し上げます。
貴社の今後のご発展をお祈り申し上げます。
○○ ○○

【パターン②】家庭や私的な事情で辞退する場合

件名：選考辞退のご連絡（氏名）
株式会社○○
人事部採用ご担当者様
お世話になっております。○○ ○○と申します。
このたびは選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく存じます。
貴社の事業内容には大変魅力を感じておりましただけに、誠に申し訳ない気持ちでいっぱいです。
ご理解賜れますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
○○ ○○

【パターン③】気が変わった・方向性が合わなかった場合

件名：選考辞退のお願い（氏名）
株式会社○○
採用ご担当者様
お世話になっております。○○ ○○と申します。
先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
検討を重ねた結果、誠に勝手ながら、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
貴社のご厚意に感謝するとともに、ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
○○ ○○

【パターン④】体調不良や健康上の理由による辞退

件名：選考辞退のご連絡（氏名）
株式会社○○
人事ご担当者様
お世話になっております。○○ ○○と申します。
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
誠に恐縮ではございますが、健康上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく存じます。
ご多用の折にご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。
何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
○○ ○○

【パターン⑤】業務内容や条件が想定と異なった場合（やんわり表現）

件名：選考辞退のご連絡（氏名）
株式会社○○
採用ご担当者様
お世話になっております。○○ ○○と申します。
このたびは面接の機会を賜り、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、検討の結果、自身の今後の方向性と照らし合わせたうえで、誠に勝手ながら選考を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
ご期待に添えず申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますと幸いです。
今後のご発展をお祈りいたします。
○○ ○○

③：電話で辞退する際のコツ

電話で辞退を伝える場合は、緊張するかもしれませんが、ポイントさえ押さえれば大丈夫です。

以下の表は、電話での辞退連絡の流れと話す内容の一例です。

ステップ	話す内容
挨拶	「お世話になっております。○○と申します」
面接の確認	「先日、貴社の面接を受けさせていただきました」
辞退の意思	「大変恐縮ですが、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
お礼とお詫び	「貴重なお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ございません」

なるべく午前中〜夕方の早めの時間に連絡するのがベターです。

④：辞退理由はどう伝える？正直さより配慮を

辞退理由を伝える際は、正直すぎるよりも「配慮ある言い回し」が求められます。以下はNG例とOK例の比較です。

NG例	理由	OK例	解説
他社に決めたので辞退します	直接的で印象が悪い	一身上の都合により辞退いたします	一般的な言い回しで無難
思っていた会社と違いました	否定的すぎる	諸事情により辞退させていただきます	相手を傷つけない表現

丁寧な言葉を選ぶことで、今後の関係性にも悪影響を与えずに済みます。

⑤：辞退後にやるべきフォロー

辞退連絡が済んだら、「その後の対応」も意外と大切です。以下に辞退後の心がけをまとめました。

やるべきこと	内容
メール送信後の確認	送信済みか、宛先に誤りがないかチェック
電話後のメモ	伝えた内容や日時を記録しておくと安心
返信が来たら感謝の返信	必須ではないが、印象がよくなる

小さな気配りが、あなたの社会人としての信頼につながります。